การที่เราจะเลือกระบบ ERP มาใช้กับองค์กรของเรานั้น ประกอบไปด้วยปัจจัยหลายอย่าง

         ไหนจะต้องหาระบบที่ fit กับเราจริงๆ ไหนจะต้องไปคุยกับ vendor เจ้านู้นเจ้านี้ แถมยังต้องมาวางแผนงานว่าจะเริ่มใช้ยังไง แล้วระบบเก่าที่ใช้อยู่จะเลิกใช้เมื่อไหร่ ฟังดูยุ่งยาก วุ่นวายทีเดียวใช่ไหมครับ

         วันนี้เราลองมาดูกันว่า ถ้าเราจะต้องเลือกระบบ ERP ที่เหมาะสม และตอบโจทย์การทำงานขององค์กรเราจริงๆ มาใช้ เราต้องสังเกตตรงไหน และมีปัจจัยอะไรบ้างที่เราควรให้ความสำคัญ ลองตามมาดูกันครับ

#1. ต้องเข้าใจว่าจะนำ ERP เข้าไปเสริม/ช่วยอะไรในองค์กรของเรา

         ด้วยความที่ระบบ ERP ที่มีอยู่ในตลาดนั้นก็มีอยู่มากมาย หลากหลายรูปแบบ แต่ละระบบก็มีจุดเด่น จุดสังเกตุ แตกต่างกันไป สิ่งที่เราต้องทำเป็นอันดับแรก จึงเป็นการทำความเข้าใจในตัวธุรกิจของเราเองก่อน ว่าธุรกิจของเราเป็นธุรกิจที่จัดอยู่ในอุตสาหกรรมประเภทไหน มีลักษณะ/รูปแบบในการประกอบธุรกิจอย่างไร มีกระบวนการทำงานในแต่ละส่วนงาน แต่ละแผนกเป็นอย่างไรบ้าง แล้วการทำงานระหว่างแผนกมีวิธีการดำเนินงานอย่างไร ในแต่ละจุดมีข้อติดขัด ข้อผิดพลาด อะไรบ้าง

         เราสามารถนำข้อมูลเหล่านี้ List ขึ้นมาเป็นความต้องการเบื้องต้น เป็นจุดประสงค์ของเรา ที่จะนำ ERP มาใช้

#2. ต้องได้รับการสนับสนุน จากบุคคลในองค์กรของเรา

         การที่เราจะนำระบบ ERP มาใช้ในองค์กรได้นั้น ควรจะต้องได้รับความเห็นชอบจากคนในองค์กรของเราเอง ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหาร ผู้จัดการฝ่าย/แผนก จนไปถึง ระดับปฏิบัติการ ด้วยความที่ถ้าใครคนใดคนหนึ่งไม่เห็นด้วย ก็อาจจะทำให้ระบบ ERP ที่เราลงทั้งเงิน ทั้งเวลาไปไม่ได้รับการยอมรับ เนื่องจากผู้บริหารไม่เห็นด้วย ผู้จัดการไม่เอาด้วย พนักงานใช้งานระบบแล้วไม่ตอบโจทย์

#3. มีค่าใช้จ่าย และใช้เวลาในการขึ้นระบบ ในระดับที่เรารับได้

         ด้วยความที่ ERP ในตลาดมีเป็นร้อยตัว ราคาตั้งแต่หลักร้อยไปจนถึงหลักล้าน เราจะต้องมีการตั้งงบประมาณสำหรับค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อจัดจ้างตัวระบบ ERP ที่เราต้องการนี้ว่าองค์กรเรามี Budget สำหรับเรื่องนี้ประมาณเท่าไหร่

         อีกประเด็นนึงคือ แล้วเราต้องการที่จะเริ่มนำระบบนี้มาใช้ภายในองค์กรเราเมื่อไหร่ โดยปกติระบบเราจะสามารถพร้อมใช้ได้ พนักงานเราใช้งานเป็น ก็ใช้เวลาตั้งแต่เริ่มต้นเพียงไม่กี่สัปดาห์ ไปจนถึง 2-3 ปีในบางองค์กร เราอาจมีความจำเป็นที่จะต้องจัดลำดับความสำคัญความต้องการของเราก่อนว่าเรามองว่าอะไรคือสิ่งที่เป็น Pain ที่สุดของเราในปัจจุบัน เราอาจจะปรับในส่วนนั้นก่อน แล้วค่อยทยอยปรับ ทยอยเริ่มใช้งานจริงเป็นส่วนๆ จนกระทั่งทุกส่วนงานสามารถจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

#4. หาระบบที่ตอบโจทย์กับการทำงานของทีมเรา

         หลังจากที่เรารู้แล้วว่า จุดประสงค์ของเราที่จะนำ ERP มาใช้คืออะไร เราสามารถนำมาลิสต์เป็น ฟีเจอร์ หรือความต้องการว่าเราต้องการหาระบบ ERP ที่สามารถทำอะไรได้บ้าง เราอาจจะลองหาข้อมูลผู้ให้บริการ ผู้จัดจำหน่าย ERP เพื่อดูว่าในตลาดมี Solution อะไรที่ตอบโจทย์กับลักษณะและรูปแบบการทำงานของบริษัทเรามากที่สุด

หรืออาจจะใช้วิธีในการว่าจ้างที่ปรึกษาเพื่อมาช่วยหา Solution เหล่านี้

         นอกจากฟีเจอร์ที่ครบแล้ว อีกเรื่องหนึ่งที่อาจจะต้องให้ความสำคัญคือเรื่องของ ความง่ายในการใช้งานไม่ว่าระบบจะทำมาดีแค่ไหน ตอบโจทย์แค่ไหน แต่ถ้ามันใช้ยากเกินไป ก็จะไม่มีคนใช้งานระบบนั้นได้นาน เราอาจจะต้องคิดเผื่อเรื่องนี้กันไว้ด้วย

#5. ระบบมีความยืดหยุ่นและสามารถเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของเราได้

         ในบางครั้งระบบที่มีอยู่ในท้องตลาด อาจจะมีฟีเจอร์ที่ตอบโจทย์เรา ไม่ครบทั้งหมดจึงอาจจะต้องมีการพัฒนาระบบเพิ่มเติม เพื่อให้ทุกส่วนงานในองค์กรของเราสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

         ดังนั้น ก่อนที่จะตัดสินใจซื้อ/ใช้ระบบ ERP ใดๆ อาจจะต้องเช็คกับทางผู้ให้บริการด้วยว่า สามารถปรับระบบ หรือ เพิ่มฟีเจอร์ที่เราต้องการ เข้าไปได้หรือไม่

         หรือบางทีฟีเจอร์อาจจะตอบโจทย์ทั้งหมด แต่ว่าอาจจะมีข้อจำกัดบางอย่าง เช่น ปรับสเปค Server ไม่ได้, ใช้ได้เฉพาะบนคอมพิวเตอร์, ใช้งาน Online ไม่ได้, จัดการเรื่องสิทธิ์การใช้งานของผู้ใช้งานไม่ได้, ใช้บริการได้ผ่าน Cloud แต่ไม่สามารถนำมาติดตั้งแบบ On-Premise ได้

        ดังนั้น ก่อนเลือกซื้อ ERP อย่าลืมลองทำตามคำแนะนำนี้ดูนะครับ

         หากใครต้องการที่ปรึกษาในการจัดซื้อจัดหาระบบ ERP ที่ตอบโจทย์ ก็สามารถติดต่อ Roots เข้ามาได้ผ่าน info@trinityroots.co.th หรือ 02-101-6296 ได้เลยนะครับ