ระบบ ERP (อีอาร์พี) จะช่วยรวมศูนย์ข้อมูลทุกๆ อย่างที่เกี่ยวข้องกับองค์กร ทำให้เราสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เราต้องการ
ซึ่งเราสามารถนำข้อมูลเหล่านั้น ไปใช้ในการบริหารจัดการทรัพยากรขององค์กรให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นได้ การที่เรารู้จักและเข้าใจสถานการณ์ขององค์กร จะช่วยทำให้เราตัดสินใจในการทำงานได้ง่ายขึ้น และมีโอกาสที่เราจะตัดสินใจได้ถูกต้องมากขึ้นด้วย
Knowing yourself is the beginning of all wisdom — Aristotle.
พูดอย่างเดียวเราอาจจะยังไม่เห็นภาพ ลองไปดูของจริงกันดีกว่า...
ในกรณีที่เราอยากจะเจาะลงไปดูรายละเอียดเนื้องานของพนักงานแต่ละคน อย่างภาพด้านบนนี้ เราจะสามารถรู้ได้เลยทันทีว่า ตอนนี้พนักงานในทีมเราแต่ละคนกำลังติดต่อกับลูกค้ารายไหนอยู่ มีการเปิดใบเสนอราคาในช่วงนี้ไปแล้วทั้งหมดกี่ใบ สถานะใบเสนอราคาแต่ละใบเป็นอย่างไรบ้าง พนักงานแต่ละคนมีแพลนจะ Follow หรือ Actionอะไรกับลูกค้ารายนั้นๆ ต่อ จากข้อมูลตรงนี้ ทำให้เรารับรู้ถึงสถานการณ์หน้างานจริงว่าเกิดอะไรขึ้นบ้าง ในกรณีที่เกิดปัญหา เราจะสามารถเข้าไปช่วยเหลือ ให้คำแนะนำพนักงานรายนั้นๆ ได้ถูกจุดและทันท่วงที
จากที่เราคุยกันมาจนถึงตอนนี้ เป็นแค่ข้อมูลของฝ่ายเดียว ซึ่งก็คือ "ฝ่ายขาย" แต่อย่าลืมว่า ระบบ ERP นั้น ช่วยเก็บรวบรวมข้อมูลของทุกฝ่ายเข้ามาอยู่ที่เดียวกัน ทำให้เราสามารถตรวจสอบ ติดตาม จัดการ งานทุกส่วนได้ในที่ที่เดียว และยังช่วยลดการทำงานที่มีความซ้ำซ้อนกันลงได้อีกด้วย
ยกอย่างเช่น พนักงานฝ่ายขายสามารถเข้ามาตรวจสอบดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ด้วยตนเองว่า Order การสั่งสินค้าที่ตนได้ยืนยันกับลูกค้าไปเรียบร้อยแล้ว ตอนนี้ฝ่ายคลังสินค้าของบริษัทได้ดำเนินการส่งของไปให้ลูกค้าหรือยัง จัดส่งสินค้าไปครบถ้วนหรือไม่ หรือมีการเปิดใบกำกับภาษีไปให้ลูกค้าแล้วหรือยัง ตรงนี้ระบบ ERP ก็จะเข้ามาช่วยให้เราสามารถติดตามงานในแต่ละส่วนเพิ่มเติมได้อีกด้วย
และนี่ก็เป็น 1 ในเหตุผลเบื้องต้นที่ทำให้องค์กรชั้นนำต่างๆ มองเห็นถึงความสำคัญ และได้เลือกระบบ ERP เข้ามาใช้กับองค์กรของตน