มาสร้างความ Productive ในตัวคุณกันได้
ด้วยการบริหารจัดการ Task กัน
ทุกวันนี้ปฏิเสธไม่ได้ว่าเราทุกคนอยากมี Productivity ในการทำงานที่ดี ในโลกที่มีการแข่งขันสูงขึ้นทุกวัน และทุกบริษัทต้องการคนที่มีความสามารถเข้าทำงานในองค์กร ดังนั้นการทำงานที่มีประสิทธิภาพที่ดีนั้น เราต้องพึ่งพา Tools ต่างๆ ที่ใช้งานกัน
โดยนำประโยชน์ของการใช้งาน Tools เหล่านี้เพื่อให้ได้ Productivity ที่ดีที่สุด โดย Tools ที่จะมาเป็นตัวช่วยนั้นก็มีหลากหลายประเภท เช่น Project Management, Task Management, Timesheet Management หรือ CRM เป็นต้น
ซึ่งในวันนี้จะมาแนะนำ Tools ที่เกี่ยวกับเรื่องของ Checklist/Task Management ที่ชื่อว่า Google Tasks ออกตัวก่อนเลยว่า โดยส่วนตัวแล้วผมค่อนข้างชอบ เป็น Tools ที่เรียกว่าใช้งานในชีวิตประจำวันที่ขาดไม่ได้เลยก็ว่าได้ หลังจากที่เคยได้ลองทดสอบใช้งาน Tools ที่เอาไว้ติดตามงานแบบนี้มาหลายตัว ไม่ว่าจะเป็น Meistertask, Odoo, Trello ซึ่งก็จะมีความยุ่งยากในการใช้งานอยู่พอสมควร เนื่องจากเป็น Software ที่ต้องทำการติดตั้งหรือลงทะเบียนและมีรายละเอียดการใช้งานพอสมควร ซึ่งเหมาะสำหรับการทำงานร่วมกันผู้อื่นหลายๆ คน เลยไม่เหมาะที่จะนำมาใช้งานแบบส่วนตัวเท่าไหร่นัก หรือจะเป็น Google Note ที่เป็น Tools สำหรับการบันทึกข้อมูลเก็บไว้ในบัญชีส่วนตัว โดยจะเป็นการบันทึกรายละเอียดต่างๆ เหมือนเราแปะ Note หรือ Post it เอาไว้ในหน้า Board ซึ่งโดยส่วนตัวแล้วก็ยังไม่ค่อยชอบเท่าไหร่นัก และไม่ตรงกับจุดประสงค์ในการติดตามงานของเรา
ผมได้มาค้นพบกับ Tool ตัวนี้เพราะว่าที่บริษัทได้มีการเปิดใช้งาน Google Workspace ซึ่งเป็นระบบบริหารจัดการ Email ขององค์กร และพบว่ามี Tools ที่ชื่อว่า Google Tasks รวมอยู่ด้วย โดย Google Tasks เป็น Software ที่เอาไว้ใช้บริหารจัดการงานที่เราถืออยู่ในแต่ละวัน สามารถ Mark Done ได้ในกรณีที่เราทำงานนั้นเสร็จสิ้นแล้ว และคุณสมบัติที่โดดเด่นอีกอันนึงเลยคือการแจ้งเตือนได้ตามช่วงเวลาที่เรากำหนด รวมไปถึงสามารถ Set Recurring ให้สร้าง Task ทุกๆ เดือน/สัปดาห์/วัน ยกตัวอย่างเช่นถ้าเราต้องการสร้าง Task เอาไว้สำหรับ Check Email ทุกๆ เช้าเวลา 9 โมง เราสามารถสร้าง Task: Check Email ขึ้นมาได้และ Setup ให้มี Recurring ทุกๆ วันทำงาน (จันทร์-ศุกร์) โดยทุกๆ วัน 9 โมงจะมีการแจ้งเตือนผ่านมือถือ หรือถ้าเปิด Chrome ไว้อยู่ก็จะมี Notification ขึ้นมา ให้เรารีบทำและมี Deadline หรือจำนวนวันนับถอยหลังให้เรากดดันกันด้วย การสร้าง Sub Task ก็สามารถทำได้ง่ายๆ ในกรณีที่ Task ที่เราสร้างมานั้นเป็นหัวข้อใหญ่เราต้องการสร้าง Sub Task สำหรับงานย่อยๆ เพื่อให้ Track กันก็สามารถทำได้เช่นกัน และการลำดับความสำคัญของ Task งานต่างๆ ก็สามารถทำได้เพียงแค่ Drag and Drop ตัว Task ให้ขึ้นหรือลง ตามลำดับความสำคัญ โดยงานที่สำคัญมากๆ ขึ้นมาอยู่บน งานที่สำคัญน้อยก็เลื่อนลงด้านล่าง เป็นต้น
Google Tasks สามารถเปิดใช้งานได้ผ่าน Chrome หรือ Web Browser ทั่วๆ ไป รวมไปถึงสามารถใช้งานผ่าน Mobile App ได้ทั้ง IOS และ Android ด้วยเช่นกัน และนอกจากนั้นยังสามารถไปเชื่อมต่อกับ Google Chat ซึ่งเป็น Application ที่มีจุดประสงค์เอาไว้พูดคุยกันภายในองค์กรได้ด้วยเช่นกัน สามารถ Assign งานใน Room ที่เราสร้างขึ้นมาให้กับพนักงานคนอื่นๆในห้องนั้นได้ และจะเชื่อมโยงมายัง Google Tasks ของส่วนตัวแต่ละคนได้
ข้อดีของ Google Tasks คือมีความเรียบง่ายและสามารถใช้งานได้ง่ายเพียงแค่มี Gmail Account ก็สามารถใช้งานได้เลย
โดยมีเมนูด้านขวาที่สามารถเปิดการใช้งานได้ การทำงานร่วมกับ Email ก็สามารถลาก Email มาวางไว้ที่ Google Tasks เพื่อเป็นการแจ้งเตือนว่าเราต้องทำอะไรกับ Email นี้เช่นต้องกลับมาตอบ หรือมี Next Action ยังไงกับ Email นี้ เป็นต้น
อยากให้ทุกคนได้มีโอกาสได้ลองใช้งาน Google Tasks กัน เชื่อว่าถ้าได้ลองใช้แล้วจะติดใจและวางมือไม่ลงกันเลยทีเดียว สามารถ Download Mobile Application ได้ที่ Link ด้านล่างนี้นะครับ
IOS: https://apps.apple.com/us/app/google-tasks-get-things-done/id1353634006
Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.tasks&hl=en&gl=US