4 must-know tips to
achieve successful
Project Management

หลายคนอาจจะเคยประสบปัญหากับงานในโครงการที่ตนดูแลอยู่ล่าช้า ไม่เป็นไปตามแพลนที่วางไว้ มีงานเพิ่มเข้ามาโดยที่ไม่ได้กำหนดไว้ตั้งแต่แรก ปัญหาเหล่านี้มักมาจากการที่ไม่ได้วางแผนโครงการไว้ก่อนเริ่มงาน

วันนี้ Roots จะมาแชร์เทคนนิคการบริหารโครงการให้ประสบความสำเร็จ จะต้องมี 4 ส่วนประกอบที่สำคัญ คือ

1. คำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการ (Statement of Work – SOW หรือ Scope Statement)

2. รายละเอียดและข้อกำหนดเกี่ยวกับโครงการ (Project Specification)

3. กำหนดการของเป้าหมาย (Milestone Schedule)

4. แผนงานอย่างละเอียด (Work Breakdown Structure)

เรามาเรียนรู้กันว่าในแต่ละส่วนประกอบมีอะไรบ้าง

1. คำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการ

(Statement of Work - SOW หรือ Scope Statement)

คำอธิบายที่มีการอธิบายแบบละเอียดของโครงการรวมถึงงานต่างๆ ที่ต้องทำในโครงการ มักจะประกอบด้วยวัตถุประสงค์ของโครงการ, คำอธิบายโดยย่อของงานที่สำคัญ, รายการของผลผลิต (List of deliverables), ข้อจำกัดเกี่ยวกับงบประมาณ (ถ้ามี) และหมายกำหนดการโดยรวม (Overall schedule)

ระหว่างการจัดทำคำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการ ผู้จัดการโครงการควรตรวจสอบในความครบถ้วนของเนื้อหา โดยการทบทวนหลายครั้งกับผู้เชี่ยวชาญ (Functional specialists) ที่เกี่ยวข้อง เพื่อตรวจสอบว่าข้อมูลทางเทคนิคและบริหารนั้นเพียงพอที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ หลังจากได้รับความคิดเห็นรอบด้านแล้ว ผู้จัดการโครงการควรดำเนินการจัดการประชุมตรวจสอบครั้งสุดท้ายกับผู้จัดการระดับสูง (Senior management) ก่อนจะนำคำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการไปใช้ต่อในการวางแผนโครงการ

2. รายละเอียดและข้อกำหนดเกี่ยวกับโครงการ 

(Project Specification)

การกำหนดมาตรฐานและรายละเอียดของวัตถุดิบและผลผลิตที่ได้จากโครงการ ข้อมูลส่วนนี้ใช้สำหรับการประเมินค่าใช้จ่ายและแรงงานที่ต้องใช้ การแก้ไขมาตรฐานเพียงเล็กน้อยอาจจะเป็นผลกระทบใหญ่ต่อค่าใช้จ่าย ยกตัวอย่างเช่น ถ้าลูกค้าขอเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขึ้น 1-2% อาจทำให้เกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมขึ้นมา เป็นต้น อีกเหตุผลที่ควรระบุรายละเอียดและข้อกำหนดเกี่ยวกับโครงการก็เพื่อเป็นการป้องกันว่าจะไม่มีเหตุการณ์อันไม่พึงประสงค์เกิดขึ้นกับลูกค้าเมื่อได้รับส่งมอบงาน

3. กำหนดการของเป้าหมาย (Milestone Schedule)

กำหนดการของเป้าหมาย ประกอบไปด้วย

• วันเริ่มต้นโครงการ (Project start date)

• วันสิ้นสุดโครงการ (Project end date)

• กำหนดการของเป้าหมายสำคัญ (Major milestones)

• ผลผลิตหรือรายงาน (Deliverables or reports)

วันเริ่มต้นและวันสิ้นสุดโครงการ (กรณีที่มีการกำหนดไว้แล้ว) จำเป็นต้องถูกรวมเข้าไปในการวางแผนโครงการ กำหนดการของเป้าหมายที่มีความสำคัญ เช่น การประชุมเพื่อตรวจสอบวัตถุประสงค์ของโครงการ, วันที่ระบบตัวอย่างพร้อมส่งมอบ, วันเริ่มทดสอบระบบจริง และ/หรือเรื่องอื่นๆ ก็ควรนำมาระบุลงในแผนโครงการด้วยเช่นกัน

4. แผนงานอย่างละเอียด (Work Breakdown Structure - WBS)

เปรียบเสมือนตัวแทนซึ่งถูกจัดเรียงเป็นลำดับขั้นของงานที่ต้องทำในโครงการเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ ทำหน้าที่เสมือนเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการแตกงานใหญ่ออกเป็นส่วนเล็กๆ เพื่อที่ง่ายต่อการบริหารจัดการเพราะอำนาจและผู้รับผิดชอบจะถูกกำหนดให้กับงานชิ้นเล็กลง

• ลดความเกี่ยวข้องและขึ้นต่อกันระหว่างงานใหญ่ลง

• สามารถกำหนดค่าใช้จ่ายและงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• สามารถระบุความเชื่อมโยงระหว่างงานย่อยสู่งานใหญ่ และวางแผนเพื่อการควบคุมโครงงานได้

• ง่ายต่อการวัดผลและติดตามความก้าวหน้าของงานในเชิงระยะเวลาและค่าใช้จ่ายที่ใช้ และประสิทธิภาพของงาน
  

การออกแบบและเขียนแผนงานอย่างละเอียดต้องทำด้วยความรอบคอบ แผนงานอย่างละเอียดที่ดีนั้นสามารถนำไปใช้ในการจัดเตรียมสิ่งต่างๆ ได้

• ตารางความรับผิดชอบ (The responsibility matrix)

• โครงข่ายของหมายกำหนดการ (Network scheduling)

• ค่าใช้จ่าย (Costing)

• การวิเคราะห์ความเสี่ยง (Risk analysis)

• โครงสร้างขององค์กรหรือบุคคลากร (Organizational structures)

• แผนการควบคุม (Control)

เพียง 4 ข้อเท่านี้ก็สามารถช่วยให้การบริหารโครงการของคุณมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นแล้ว สนใจพัฒนาระบบกับ Roots เราทำงานตามขั้นตอน มีแบบแผน และมีกระบวนการทำงานที่ได้รับมาตรฐานสากล ติดต่อเราได้เลย  Contact us